Kurumsal KVK Politikası

1. AMAÇ

Her bireyin kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı Anayasa'dan doğan kutsal bir haktır. ESSE Prefabrik olarak, bu hakkın gereklerini yerine getirmeyi en değerli görevlerimizden biri olarak kabul ediyoruz. Bu nedenle, kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak işlenmesine ve korunmasına büyük önem veriyoruz.
Kurumsal Kişisel Verilerin Korunması Politikası, kişisel verilerin korunmasına verdiğimiz önemin bir yansıması olarak kişisel verileri işlerken ve korurken temel aldığımız ilkeleri ve uyguladığımız prosedürleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM

Politika, ESSE Prefabrik'in yönettiği bütün kişisel verileri kapsar. Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasını içeren her türlü işlemi kapsar.
Politika, ESSE Prefabrik'in ortaklarının, yetkililerinin, müşterilerinin, çalışanlarının, tedarikçi yetkililerinin ve çalışanlarının ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
ESSE Prefabrik, Politika'yı mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun kararlarına uyum ve kişisel verilerin daha iyi korunması amaçlarıyla değiştirebilir.

3. GENEL İLKELER

ESSE Prefabrik, her yeni kişisel veri işlemeyi gerektiren iş akışının hazırlık aşamasında işlenecek verilerin aşağıdaki ilkelere uygunluğunu denetler. Uygun bulunmayan iş akışları hayata geçirilmez.
ESSE Prefabrik, kişisel verileri işlerken:
(I) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyar.
(II) Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olduğundan emin olur.
(III) İşleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına dikkat eder.
(IV) İşlenen verinin işlenme amacıyla bağlantılı olduğunu, işlenilmesi gerektiği kadarıyla sınırlı işlendiğini ve ölçülü olduğunu kontrol eder.
(V) Verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlenme amacı için gerekli olduğu kadar muhafaza eder, işlenme amacı ortadan kalktığında imha eder.

4. GÖREV VE SORUMLULUKLAR

ESSE Prefabrik bünyesinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bu Politika'yı ve ilgili diğer prosedürleri yönetmek ve Politika'nın yürürlüğünü sağlamak amacıyla Kişisel Verilerin Korunması Komitesi kurulmuştur. Komite, Genel Müdür, İnsan Kaynakları Sorumlusu, Mali İşler Şefi ve Bilgi İşlem Müdürü'nden oluşmaktadır. ESSE Prefabrik, KVKK danışmanlığı desteği alarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uyum sağlamaktadır. Komite, gerektiğinde toplantılarına KVKK danışmanını çağırabilir.
Komite'nin görev ve sorumlulukları şunlardır:
Olağan olarak 6 ayda bir toplanır. Şartların gerektirmesi halinde olağanüstü toplantılar düzenleyebilir.
Politika'da değiştirilmesi/geliştirilmesi gereken hususları tartışır.
Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve korunması adına yerine getirilebilecek hususları tespit eder.
Şirket içi ve iş ortakları nezdinde KVKK farkındalığını artırmak için atılabilecek adımları belirler.
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda karşılaşılabilecek riskleri tespit eder ve gerekli tedbirleri alır.
Kurum ile irtibatı sağlar ve ilişkileri yönetir.
İlgili Kişiler'den gelen talepleri değerlendirir.
Periyodik imha süreçlerini takip eder.
Veri envanterini günceller.
Yukarıda sayılan hususlara ilişkin görevlendirmeleri yapar.

5. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER

ESSE Prefabrik, her yeni kişisel veri işlemeyi gerektiren iş akışının hazırlık aşamasında işlenecek verilerin aşağıdaki ilkelere uygunluğunu denetler. Uygun bulunmayan iş akışları hayata geçirilmez.
ESSE Prefabrik, kişisel verileri işlerken:
(I) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyar.
(II) Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olduğundan emin olur.
(III) İşleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına dikkat eder.
(IV) İşlenen verinin işlenme amacıyla bağlantılı olduğunu, işlenilmesi gerektiği kadarıyla sınırlı işlendiğini ve ölçülü olduğunu kontrol eder.
(V) Verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlenme amacı için gerekli olduğu kadar muhafaza eder, işlenme amacı ortadan kalktığında imha eder.

5.1. Teknik Tedbirler:

Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
Şifreleme yapılmaktadır.

5.2. İdari Tedbirler:

Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

6. İLGİLİ KİŞİNİN KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLARI

İlgili kişi, ESSE Prefabrik'e başvurarak aşağıdaki konularda talepte bulunabilir:
Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme.
Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

7. İHLAL BİLDİRİMLERİ

ESSE Prefabrik çalışanları, KVKK hükümlerini ve/veya Politika’yı ihlal ettiğini düşündüğü iş, eylem veya durumu Komisyon’a raporlar. Komite, bu ihlal bildirimini aldıktan sonra gerekli görmesi halinde toplanır ve ihlale ilişkin bir eylem planı oluşturur.
İhlal, kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi yoluyla gerçekleşmişse, Komisyon, Kurul’un 24.01.2019 tarih ve 2019/10 sayılı kararı kapsamında bu durumu 72 saat içerisinde ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

8. DEĞİŞİKLİKLER

Politika üzerindeki değişiklikler Komisyon tarafından hazırlanır ve ESSE Prefabrik Yönetim Kurulu’nun onayına sunulur. Güncellenen Politika, çalışanlara e-posta yoluyla gönderilebilir veya internet sitesi üzerinde yayınlanabilir.

9. YÜRÜRLÜK TARİHİ

Politika'nın işbu versiyonu 01.03.2020 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir.